На 40 години Excel остава незаменим инструмент за милиони екипи, но все по-често е сочен като пречка пред по-гладките дигитални процеси и въвеждането на изкуствен интелект. Въпреки това бизнесът – и у нас, и по света – трудно го изоставя.
40 години по-късно: Excel е навсякъде
Още през 90-те години някои компютърни игри предлагаха „шефски бутон“, който мигновено извеждаше електронна таблица на екрана. Днес подобна гледка вече не е символ на продуктивност, а понякога на риск. Excel, собственост на Microsoft, е на 40 години и остава повсеместен в бизнеса: две трети от служителите в офиси го използват поне веднъж на час, сочи проучване на Acuity Training.
Том Уилки, главен технически директор на платформата за визуализация на данни Grafana, подчертава, че силата на инструмента е в бързината и лекотата за пробване на идеи и визуализации.
„Excel е просто много добър инструмент. Ако искате да погледнете малък набор от данни, да тествате идея или да направите бърза графика за презентация, няма нищо по-подходящо за лесен анализ,“ казва Том Уилки.
Къде започват проблемите
Според проф. Марк Уайтхорн, емеритус професор по аналитика в Университета в Дънди, много хора и компании не различават обработката на данни от анализа и визуализацията. В множество малки отдели данните влизат в електронни таблици, „пускат се макроси“ и накрая „нещо“ излиза от другата страна.
Макросът е съкратен набор от инструкции, които автоматизират цяла поредица от стъпки – от форматиране до изчисления – с едно щракване. Проблемът е, че подобни файлове често са слабо документирани и поддържани.
„И човекът, който е написал макросите, вече го няма, а хората в отдела не знаят как да ги пускат,“ казва проф. Марк Уайтхорн.
На практика това означава, че данните не се управляват централно, трудно се защитават и прехвърлят между екипи, а изваждането им за по-широк анализ или за „хранене“ на AI става проблем.
Когато електронните таблици стават критични — и крехки
Миналата година стана ясно, че Health New Zealand е използвала Excel като „основен масив от данни“ за управление и анализ на финансовите си показатели. Това усложнява събирането и консолидацията на данни, води до несъответствия и грешки и затруднява прегледа в реално време.
Във Великобритания през 2023 г. процесът по подбор на анестезиолози бе хвърлен в хаос заради объркване с електронни таблици, а „афганистанският скандал с данни“ тръгна от споделяне на Excel файл.
Как да се откажем — и защо е трудно
Мути Уали, директор „Цифрова трансформация и планиране“ в канадската телекомуникационна компания Telus, ръководи прехвърлянето на стотици служители от Excel към собствена система за планиране. Целта е по-гладка интеграция и управление на данните, повече автоматизация и внедряване на AI.
Съпротивата е очаквана: хората искат да запазят познатите си Excel настройки и да изтеглят данни от новата система обратно в таблици.
„Казах абсолютно не. Трябва да го наложите, като не позволявате електронната таблица да съществува заедно с новите ви приложения,“ подчертава Мути Уали.
Позицията на Microsoft
Компанията защитава Excel и посочва, че инструментът продължава да се развива.
Говорител на Microsoft: „За четири десетилетия Excel еволюира от базова електронна таблица до универсална платформа, използвана от всички. Днес се използва по-широко от всякога, с устойчив месечен ръст през последните шест години, и остава стандартният инструмент за анализ, моделиране и отчитане в индустриите.“
Малкият бизнес също печели от промяната
Кейт Кордън, която управлява услугата Hackney Bike Fit, работи с два типа данни – лични данни за клиента (ръст, тегло, гъвкавост) и данни за велосипеди. Въпреки експертния си опит с Excel от корпоративните години, тя преценява, че файлът е твърде лесен за повреждане и загуба на информация.
„Твърде лесно е да се загубят данни. Лесно е данните да бъдат променени,“ казва Кейт Кордън.
Затова тя преминава към LinkSpace – първоначално инструмент за управление на случаи, пригодим за сложни работни процеси. „Това е цяла система за управление на данни, в която имате всичко, вместо да поддържате множество Excel-и – и това ще ми помогне, докато растя,“ обяснява тя.
Джулиан Танър, PR експерт в Лондон и касиер на местна благотворителна организация, премества счетоводството от Excel към онлайн счетоводен пакет, който извлича информация от фактури и разполага с вграден AI за персонализирани отчети с едно натискане. Така организацията се отказва от услугите на счетоводител и спестява над £6000 (около 7 000 евро) годишно.
По-големите ползи за корпорациите
За големите предприятия печалбите са още по-съществени: стандартизирани и агрегирани данни, по-бързи цикли на планиране и по-лесно „наливане“ на информация към AI и машинно обучение. Мути Уали очаква годишни спестявания от C$42 млн. (около 29 млн. евро), като еквивалентно това възлиза на $30 млн. (около 28 млн. евро) или £23 млн. (около 27 млн. евро), благодарение на елиминирането на неправилно насочен капитал. Други екипи в Telus вече обмислят да последват примера.
Данните не са лични
Реалната трансформация изисква потребителите да се разделят с част от контрола – или поне с илюзията за контрол.
„Хората казват: ‘Взимам моите данни и правя това.’ Но това не са вашите данни, това са данните на компанията,“ подчертава проф. Марк Уайтхорн.
Да се изреже Excel напълно вероятно е нереалистично. Затова, шегува се проф. Уайтхорн, може би „шефският бутон“ в бъдеще ще трябва да прикрива използването на електронни таблици, а не обратното.
На кратко
- Excel на 40 остава стандарт в бизнеса, но все по-често е бариера пред дигитализацията и AI.
- 2/3 от офис служителите работят с Excel поне веднъж на час, което поддържа масовата му употреба.
- Лошо документирани макроси и липса на централен контрол правят данните крехки и трудни за интеграция.
- Примери: Health New Zealand използва Excel за ключови финанси; във Великобритания през 2023 подборът на анестезиолози се обърка заради таблици.
- Telus принудително преминава към нова система: очаквани спестявания C$42 млн. (около 29 млн. евро) годишно.
- Малкият бизнес също печели: благотворителна организация спестява £6000 (около 7 000 евро) годишно след преминаване към онлайн счетоводство с вграден AI.
- Microsoft твърди за устойчив месечен ръст на използване на Excel през последните шест години и защитава ролята му като „дефолт“ инструмент за анализ.
